Gestion des contacts

Gérer vos clients et fournisseurs

La gestion des contacts dans Milele vous permet de maintenir une base de données complète de vos clients et fournisseurs. Cette fonctionnalité est essentielle pour suivre les transactions, gérer les comptes à recevoir et à payer, et offrir un service personnalisé.

👥 Ajouter un nouveau contact

1. Accéder à la gestion des contacts
   Allez dans Contacts → Fournisseurs ou Contacts → Clients → Ajouter
2. Sélectionner le type de contact
   
   • Fournisseur - Pour les entreprises auprès desquelles vous achetez
   • Client - Pour les personnes qui achètent chez vous
   • Les deux - Si le contact est à la fois client et fournisseur
3. Remplir les informations de base
   

   Informations requises

   • Nom de l'entreprise / Nom - Nom du contact
   • Numéro de contact - Téléphone principal
   • Email - Adresse email (optionnel mais recommandé)
4. Ajouter les détails supplémentaires
   
   • Adresse complète
   • Ville, État, Pays
   • Code postal
   • Identifiant fiscal (numéro de TVA, etc.)
   • Date de naissance (pour les clients)
5. Définir le solde d'ouverture (optionnel)
   
   Solde d'ouverture : Si le contact avait déjà un solde dû ou à recevoir avant d'utiliser Milele, vous pouvez l'entrer ici. Un montant positif signifie que le contact vous doit de l'argent, un montant négatif signifie que vous lui devez de l'argent.

💳 Gestion des comptes clients

Limite de crédit

Pour les clients qui achètent à crédit, vous pouvez définir une limite de crédit maximale :

• Entrez le montant maximum que le client peut devoir
• Le système vous alertera si le client atteint ou dépasse cette limite
• Vous pouvez toujours autoriser une vente même si la limite est dépassée

Période de paiement

Définissez les conditions de paiement standard pour chaque client :

• Paiement immédiat - Paiement au comptant
• Net 7/15/30/60 jours - Délai de paiement standard
• Personnalisé - Définir vos propres termes

🎂 Informations client avancées

👔 Informations fournisseur

Pour les fournisseurs, vous pouvez enregistrer des informations supplémentaires :

• Nom du contact principal - Personne de référence
• Conditions de paiement - Délais de paiement accordés
• Mode de paiement préféré - Virement, chèque, etc.
• Détails bancaires - Pour les virements automatiques
• Documents - Joindre contrats, certificats, etc.

📊 Grand livre client et fournisseur

Le grand livre (ledger) affiche l'historique complet des transactions avec chaque contact :

Accéder au grand livre

1. Allez dans Contacts → Clients ou Contacts → Fournisseurs
2. Cliquez sur Actions pour le contact souhaité
3. Sélectionnez Grand livre

Informations disponibles dans le grand livre

Colonne	Description
Date	Date de la transaction
Numéro de référence	Numéro de facture ou de reçu
Type	Vente, Achat, Paiement, Retour
Emplacement	Magasin où la transaction a eu lieu
Débit	Montant dû par le contact
Crédit	Paiement reçu du contact
Solde	Solde courant (débit - crédit)

💰 Soldes et paiements

Types de soldes

Enregistrer un paiement

1. Accédez au grand livre du contact
2. Cliquez sur le bouton Payer
3. Entrez le montant du paiement
4. Sélectionnez la méthode de paiement
5. Ajoutez une note si nécessaire
6. Enregistrez le paiement

👥 Groupes de clients

Organisez vos clients en groupes pour des tarifs ou promotions spécifiques :

Créer un groupe de clients

1. Allez dans Contacts → Groupes de clients
2. Cliquez sur Ajouter un groupe
3. Entrez le nom du groupe
4. Définissez le pourcentage de remise automatique (optionnel)
5. Définissez le calcul du prix de vente (optionnel)
6. Enregistrez le groupe

📱 Import et export de contacts

Importer des contacts en masse

1. Téléchargez le modèle Excel depuis Contacts → Importer des contacts
2. Remplissez le fichier avec vos données de contacts
3. Téléversez le fichier complété
4. Vérifiez et validez l'import

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter la liste des contacts aux formats :

• Excel (.xlsx) - Pour les feuilles de calcul
• CSV - Pour l'import dans d'autres systèmes
• PDF - Pour l'impression ou l'archivage

🔍 Recherche et filtrage

Trouvez rapidement les contacts dont vous avez besoin :

• Recherche par nom - Tapez pour filtrer instantanément
• Filtrer par type - Clients, Fournisseurs, ou Les deux
• Filtrer par groupe - Afficher seulement un groupe spécifique
• Filtrer par solde - Voir qui vous doit de l'argent
• Filtrer par emplacement - Contacts par magasin

✏️ Modifier ou supprimer un contact

Modifier un contact

1. Trouvez le contact dans la liste
2. Cliquez sur Actions → Modifier
3. Effectuez les modifications nécessaires
4. Enregistrez les changements

Supprimer un contact

📧 Communications avec les contacts

Milele peut envoyer automatiquement des communications aux contacts :

• Factures par email - Envoi automatique après chaque vente
• Relevés de compte - Résumés mensuels du solde
• Rappels de paiement - Notifications pour les paiements en retard
• Remerciements - Messages après achat
• Promotions - Offres spéciales ciblées

💡 Meilleures pratiques