Adhérents
- Fiche membre avec matricule unique
- Niveaux de cotisant et montant annuel
- Import Excel de la base existante
- Prospects et suivi des échanges
MODULE DE GESTION DE MUTUELLE · DOHIMA
DOHIMA digitalise la gestion de sa mutuelle avec MILELE
De l’adhésion à l’assemblée générale, MILELE Mutuelle réunit tout ce dont le bureau et les membres ont besoin : registre, cartes, cotisations, réunions, communication et rapports.
Adhérents
& niveaux Cartes membres
avec QR code Cotisations
annuelles & exceptionnelles Assemblées
& présences
& niveaux Cartes membres
avec QR code Cotisations
annuelles & exceptionnelles Assemblées
& présences
LE CONTEXTE
DOHIMA, mutuelle — Côte d’Ivoire
DOHIMA est une mutuelle de solidarité. Ses membres s’engagent sur une cotisation annuelle, payable en une fois ou en plusieurs versements, et participent aux cotisations exceptionnelles levées lors d’un décès ou pour un projet. Le bureau devait suivre tout cela à la main.
Les enjeux
- Tenir un registre fiable des membres, avec un matricule unique
- Suivre les cotisations annuelles payées en plusieurs fois et les reliquats des années précédentes
- Lever et suivre des cotisations exceptionnelles (décès, projets) par niveau de cotisant
- Contrôler les présences aux assemblées générales
- Donner à chaque membre une vue claire de ses cotisations
MODULE DE GESTION DE MUTUELLE
Toutes les fonctions pour gérer une mutuelle
Les fonctionnalités utilisées au quotidien par DOHIMA.
Cartes de membre
- Carte générée automatiquement avec QR code
- Impression en série sur PVC
- Carnet de membre en PDF
- Lien de partage sécurisé valable 24 h
Cotisations annuelles
- Paiement en une ou plusieurs fois
- Retard calculé mois par mois
- Reliquats des années passées soldés en priorité
- Encaissement en espèces ou Mobile Money
Cotisations exceptionnelles
- Décès ou projet, avec nom du défunt ou du projet
- Montant par niveau de cotisant
- Période de collecte (début / fin)
- Import des versements et suivi membre par membre
Assemblées & présences
- Création des réunions et assemblées générales
- Pointage par scan du QR code de la carte
- Mode kiosque pour l’accueil
- Feuille de présence en PDF
Espace membre
- Tableau de bord personnel
- Historique des cotisations
- Carte de membre en ligne
- Réunions, agenda, messages et notifications
Communication
- SMS aux membres via EMISMS
- Modèles de messages réutilisables
- Messagerie entre le bureau et les membres
Rapports du bureau
- Rapports annuel et mensuel
- Paiements et impayés
- Cotisations exceptionnelles
- Présences aux réunions et tableaux de bord
PARCOURS
Le parcours d’une cotisation
- AdhésionLe membre est enregistré avec son matricule et son niveau de cotisant.
- CarteSa carte avec QR code est générée et imprimée.
- VersementIl cotise au guichet, en espèces ou par Mobile Money, en une ou plusieurs fois.
- ImputationLe versement solde d’abord les reliquats, puis l’année en cours.
- SuiviLe membre retrouve l’historique de ses cotisations dans son espace.
- RapportsLe bureau suit paiements, retards et impayés en temps réel.
POUR CHAQUE RÔLE
Le bon accès pour chacun
Président & bureau
Tableaux de bord, rapports et vision d’ensemble de la mutuelle.
Trésorier
Encaissements, cotisations exceptionnelles, retards et impayés.
Secrétaire
Registre des membres, réunions, présences et SMS.
Membre
Espace personnel, carte, historique des cotisations et convocations.
DOHIMACARTE DE MEMBRE
KOUASSI AyaMatricule : DOH-0142Niveau : 2
Mon espace membre
Cotisation annuelle15 000 / 20 000 FCFA
Cotisation exceptionnelleProjet — à régler avant le 30
Prochaine AGSamedi, 10 h — présence par QR code
RÉSULTATS
Ce qui a changé pour DOHIMA
- Une base unique des membres, à jour et importable depuis Excel
- Des cartes de membre produites en série
- Une vision claire des cotisations payées, en retard et des impayés
- Des rapports prêts pour le bureau et les assemblées générales
Modules utilisés
Questions fréquentes sur la gestion de mutuelle
Un membre peut-il payer sa cotisation annuelle en plusieurs fois ?
Oui. Le montant annuel est réparti et le système indique, mois par mois, si le membre est à jour ou en retard.
Que deviennent les cotisations non soldées en fin d’année ?
Elles deviennent des impayés : les versements suivants soldent d’abord ces reliquats, puis l’année en cours.
Comment sont gérées les cotisations pour un décès ou un projet ?
Le bureau crée une cotisation exceptionnelle (décès ou projet), fixe les montants par niveau et la période de collecte ; chaque membre voit ce qu’il doit.
Comment se fait le contrôle des présences en assemblée ?
Chaque membre présente sa carte : le scan de son QR code enregistre sa présence, et la feuille de présence est disponible en PDF.
Peut-on reprendre notre fichier Excel de membres ?
Oui, la base des membres et les versements peuvent être importés depuis Excel lors de la mise en route.
Votre mutuelle a les mêmes besoins ?
Démonstration gratuite du module et devis personnalisé.